24. maj 2018

Slægtshistorisk Forening,

Herning

CVR-nummer: 4201403966

Retningslinjer for behandling af persondata. 

Slægtshistorisk Forening, Herning en selvstændig interesseforening,

Foreningen har hjemsted i Historiens Hus, Museumsgade 32, 7400 Herning. 

Foreningens formål er i.h.t vedtægterne, at samle slægtshistorisk interesserede for ved fælles indsats, oplysende foredrag, ekskursioner og lignende, at øge kendskabet til og skabe interesse for slægts- og lokalhistorisk forskning.

Alle medlemmer er tilknyttet foreningen på helt frivillig basis.

Alle bestyrelsesmedlemmer, holdledere og hjælpere er ulønnede.

Medlemmerne tilslutter sig foreningens love og formål ved tilmeldingen, og alle betaler de fastsatte kontingenter til foreningen. Ved tilmeldingen afgiver man de krævede personlige oplysninger, der er nødvendige for at kunne opkræve kontingent og for at medlemmerne kan modtage de månedlige nyhedsbreve samt anden relevant post på Email, og for i det hele taget, at kunne komme i kontakt med medlemmerne.

Medlemskabet vedvarer, indtil til man melder sig ud, eller undlader at betale kontingent.

Foreningen opbevarer de registrerede informationer om medlemmernes persondata i et Pc-program installeret i en bærbar computer placeret hos foreningens kasserer. De registrerede data er, navn, adresse, samt e-mailadresse. Kun kassereren har adgang til disse data. Der ud over er de registreret i foreningens mailprograms adresseliste med navn og e-mailadresse. Til dette program har både foreningens formand og kasserer adgang. Der findes ingen ”håndskrevne” kartoteker i foreningens regi.

Foreningens regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december. Medlemskabet følger regnskabsåret. Sidste frist for rettidigt betaling af kontingentet er 31. januar samme år. Ca. 3 uger før denne dato udsender kassereren en kollektiv reminder til alle medlemmer pr. e-mail. Hvis man betaler kontingentet fortsætter medlemskabet, hvis man undlader at betale, eller melder sig ud ophører medlemskabet pr. 15. februar og udmeldte medlemmer og de registrerede persondata slettes i kartoteket.   

Det er ikke muligt at slette et registreret medlem straks ved udmeldelsen. Det forhindrer regnskabsprogrammet af revisionsmæssige årsager.

Foreningen deler ikke de registrerede persondata med andre foreninger eller interessegrupper. Kun foreningens formand og kasserer har adgang til disse.

I sæsonen – september til maj – udsender formanden et månedligt nyhedsbrev til alle foreningens medlemmer.

Foreningens regnskab føres af kassereren, og de fysiske bilag, der alene omhandler indtægts- og udgiftsbilag, opbevares i ringbind og arkiveres på foreningens kontor efter godkendelse af regnskabet på foreningens generalforsamling.

Kontingent opkræves ved udsendelse af en reminder med opfordring til og anvisning på betaling ved overførsel via netbank, men muliggør også kontant betaling til kassereren. Betalingen registreres i regnskabsprogrammet, som føres af kassereren, og dermed fortsætter medlemskabet.

Foreningens medlemmer anmoder om medlemskab efter at være gjort opmærksom på de muligheder, der er i Slægtshistorisk Forening, Herning – enten via foreningens hjemmeside, eller fra venner eller bekendte, som er tilknyttet foreningen.

Foreningen indsamler alene almindelige persondata jfr. bilag 1.  Foreningen er ikke i besiddelse af følsomme persondata vedrørende medlemmerne.

Den normale arbejdsgang ved optagelse af nye medlemmer er som følger:

• Når en person beslutter sig for at blive medlem henvender vedkommende sig til    kassereren, der udleverer en blanket til udfyldelse med navn, adresse og e-mailadresse.
• Derefter opretter kassereren det nye medlem i regnskabsprogrammet, der samtidig er medlemskartotek, og i mailprogrammets adresseliste, hvorefter han udsender et velkomstbrev til det nye medlem med relevante oplysninger om foreningen, herunder hvilke oplysninger foreningen har registret om medlemmet og hvad de anvendes til, samt oplysning om, at medlemmet til hver en tid kan kræve, at de registrerede data helt eller delvis blive slettet. 
• Når betalingen er registreret, er vedkommende optaget som medlem indtil udmeldelse finder sted. • Hvis man ikke de efterfølgende år betaler sit kontingent, eller melder sig ud, ophører medlemskabet.
• Hvis et medlem melder sig ud af foreningen, føres pågældende ind i en særlig gruppe, der betegnes ”udmeldte medlemmer”.  Af regnskabs- og revisionsmæssige grunde kan udmeldte medlemmer først slettes i programmet efter regnskabsårets afslutning.

Slægtshistorisk Forening, Hernings nuværende medlemmer kan se foreningens persondatapolitik ved opslag i foreningens lokale i Historiens Hus samt på foreningens hjemmeside ”Slægtsforskning-Herning”. Nye medlemmer vil ved tilmeldingen ligeledes få kendskab til foreningens persondatapolitik.

På vegne af bestyrelsen for Slægtshistorisk Forening, Herning, 

Herning, den 24. maj 2018.

Børge Nielsen Kasserer

Redigeret efter generalforsamlinge den 21. februar 2022.

Bilag 1 - persondatalov